Artikel mengenai "SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN"

 

Artikel mengenai "SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN"

A. Aktivitas Buku Besar dan Pelaporan

Empat (4) aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan:

1. Perbarui Buku Besar

Aktivitas pembaruan terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :

a. Subsistem akuntansi

b. Bendahara

2. Memasukkan Ayat Jurnal Penyesuaian

Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo awal

dibuat.

Lima kategori dasar dari ayat jurnal penyesuaian:

a. Akrual (hutang gaji)

b. Pembayaran di muka (sewa, bunga, asuransi)

c. Perkiraan (penyusutan)

d. Penilaian kembali (perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai

persediaan)

e. Perbaikan (koreksi)

3. Buat Laporan Keuangan

a. Laporan laba-rugi dibuat pertama

b. Neraca dibuat setelahnya.

c. Laporan arus kas dibuat terakhir.

4. Membuat Laporan Manajerial

Dua kategori utama dari laporan manajerial:

1. Laporan pengendalian buku besar

Contoh dari laporan pengendalian:

– Daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal.

– Daftar saldo akun buku besar.

2. Anggaran

Contoh anggaran:

– Anggaran operasional

– Anggaran pengeluaran modal

 

Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi pertanggungjawaban.

– Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar

tanggungjawab manajerial di dalam organisasi.

B. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian

Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan:

1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar.

2. Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.

3. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.

4. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.

5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.

6. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif.

Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

• Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada

pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat

dalam laporan kinerja keuangan.

Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori:

1. Pengendalian edit input dan pemrosesan

2. Laporan rekonsiliasi dan pengendalian

3. Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi

 

Pengendalian Edit Input dan Pemrosesan

Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:

1. Ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA

2. Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler.

 

Ayat jurnal yang dibuat oleh bendahara dan kontroler adalah entri data asli. Beberapa jenis

pengendalian edit input dan pemrosesan berikut ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa

mereka akurat dan lengkap:

1. Pemeriksaan validitas

2. Pemeriksaan saldo nol

3. Verifikasi closed-loop

4. Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemrosesan batch voucher

jurnal

5. Pemeriksaan field

6. Uji kelengkapan

7. Membuat file ayat jurnal penyesuaian standar untuk ayat jurnal penyesuaian yang

berulang untuk setiap periode

8. Pemeriksaan tanda

 

Laporan Rekonsiliasi dan Pengendalian

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama

proses pembaruan buku besar, contoh :

1. Pembuatan neraca saldo

2. Membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku

pembantu yang terkait.

 

Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi.

Jejak audit khususnya memfasilitasi tugas-tugas berikut ini :

1. Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan

ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.

2. Menelusuri kembali bagian apa pun yang muncul dalam sebuah laporan dari buku besar

hingga ke dokumen sumber

3. Menelusuri semua perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awalnya hingga

saldo akhirnya.

Akses Tanpa otorisasi ke Buku Besar

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke

pesaing atau kerusakan buku besar.

Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset.

Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah :

1. ID dan pasword pemakai

2. Hanya membaca akses ke buku besar

3. Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap

catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar.

Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk

melindungi aset ini.

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

1. Penggunaan label file internal dan eksternal

2. Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin.

C. Model Data Terintegrasi

• Suatu perusahaan terintegrasi data model merupakan penggabungan dari model

data terpisah.

• Penggabungan primary melibatkan hubungan dari setiap sumber daya dengan

kejadian yang menyebabkan peningkatan dan penurunan sumber daya.

 

Manfaat Model Data Terintegrasi:

1. Meningkatkan dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.

2. Integrasi informasi keuangan dan non keuangan.

3. Meningkatkan pelaporan internal

Balanced Scorecard

Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja

organisasi.

Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif

organisasi:

1. Keuangan

2. Pelanggan

3. Operasi internal

4. Inovasi dan pembelajaran

Gudang Data

Gudang data, yang berisi data baik sekarang dan masa lalu, dapat memberikan dukungan

untuk pembuatan keputusan yang strategis.

Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya untuk

pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis.

Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis :

1. Online Analytical Processing (OLAP)

2. Penggalian data (Data mining)

D. Menggunakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan

The Extensible Business Reporting Language (XBRL) menjawab dua pemasalahan:

1. Penanganan yang berbeda untuk setiap informasi yang disampaikan.

2. Kebutuhan untuk memasukkan kembali secara manual informasi kea lat analisis

keputusan secara mandiri.

 

XBRL memberikan manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data keuangan

secara elektronis :

1. XBRL memungkinkan organisasi untuk mempublikasikan hanya sekali, dengan

menggunakan label XBRL.

2. XBRL dapat diartikan adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL.

Siklus produksi

 A. Aktivitas-aktivitas Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait

yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam

keputusan mengenai hal-hal berikut ini :

1. Bauran produk

2. Penetapan harga produk

3. Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

4. Manajemen Biaya

Empat (4) aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1. Perancangan Produk

Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi

permintaan

dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya

produksi.

Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama :

a. Daftar bahan baku

b. Daftar operasi

Para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk:

a. Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai

desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba.

b. Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan informasi

mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang terkait dengan

berbagai alternatif desain produk.

c. Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait

dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.

2. Perencanaan dan Penjadwalan Produksi

Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang

cukup efisien

untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka

pendek

tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Metode perencanaan produksi:

a. Perencanaan sumber daya produksi (MRP-II)

MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari

keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk

memenuhi perkiraan permintaan penjualan.

b. Sistem produksi Just-in-time (JIT)

Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku,

barang dalam proses, dan barang jadi.

3. Operasi Produksi

Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan.

Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI

dalam

proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer, untuk

mengurangi biaya produksi.

Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi

produksinya :

a. Bahan baku yang digunakan

b. Jam tenaga kerja yang digunakan

c. Operasi mesin yang dilakukan

d. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi.

4. Akuntansi Biaya

Tiga (3) tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya

a. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian

kinerja dari operasi produksi

b. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam

menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

c. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung

persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan

perusahaan.

Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang

digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan

data.

-Bahan Baku

-Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor)

-Mesin dan Peralatan

-Overhead Pabrik :

- Akuntansi untuk Aktiva Tetap.

B. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur

Pengendalian

Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian

yang

cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi:

1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

4. Semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat.

5. Catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilangan.

6. Aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman-ancaman:

1. Transaksi yang tidak diotorisasi

2. Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

3. Kesalahan pencatatan dan posting

4. Kehilangan data

5. Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

Prosedur pengendalian:

1. Ramalan penjualan dan catatan persediaan yang akurat.

2. Otorisasi produksi.

3. Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi

yang kosong.

4. Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal.

5. Dokumentasi internal perpindahan persediaan

6. Pemisahan tugas yang memadai

7. Otomatisasi data sumber

8. Pengendalian edit entry data online

9. Cadangan dan prosedur pemulihan bencana

10. Laporan kinerja regular

11. Biaya ukuran pengendalian kualitas

C. Kebutuhan Informasi Siklus Produksi dan Model Data

Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan

eksternal.

Bersifat tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk

memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

Dua kritik utama dari sistem akuntansi biaya tradisional:

1. Alokasi biaya overhead tidak tepat

2. Ukuran kinerja tidak akurat

Perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (ABC):

– ABC mencoba untuk menelusuri biaya ke berbagai aktivitas yang menimbulkannya, dan

secara berurutan hanya mengalokasikan biaya-biaya tersebut ke produk atau

departemen.

Berikut ini adalah tiga perbedaan utama antara ABC dan pendekatan tradisional ke

perhitungan biaya produk.

1. Overhead yang berhubungan dengan batch

2. Overhead yg berhubungan dengan produk

3. Overhead keseluruhan pabrik

Dasar yang digunakan untuk mengalokasikan biaya overhead pabrik adalah penggerak

biaya. Penggerak biaya itu adalah: apapun yang memiliki hubungan sebab akibat dengan

biaya.

Manfaat dari sistem ABC:

1. Keputusan yang lebih baik

2. Peningkatan pengelolaan biaya

• Data biaya yang lebih akurat menghasilkan bauran produk serta keputusan penetapan

harga yang lebih baik.

• Data biaya yang lebih terinci dapat meningkatkan kemampuan manajemen untuk

mengendalikan serta mengelola total biaya.

Model Data Siklus Produksi

Guna memaksimalkan kegunaan manajemen biaya dan pengambilan keputusan,

data siklus

produksi harus dikumpulkan dari tingkat agregasi terendah.

Entitas barang dalam proses digunakan untuk mengumpulkan dan merangkum

data

mengenai bahan baku, tenaga kerja, dan operasi mesin yang digunakan untuk

memproduksi

barang.

Hubungan satu-ke-banyak dapat mencerminkan:

1. Setiap proses produksi dapat mencakup sejumlah pengeluaran bahan baku,

operasi

tenaga kerja, dan operasi mesin.

2. Setiap aktivitas ini dihubungkan dengan proses produksi tertentu.

Hubungan banyak-ke-satu dapat mencerminkan dapat mencerminkan:

1. Setiap pegawai ditugaskan ke supervisor tertentu.

2. Setiap supervisor bertanggungjawab untuk banyak pegawai

MAKALAH PEMBUATAN MODEL DATA DAN DESIGN DATABASE

Nama kelompok : 

Hesekiel Hutajulu       ( 33118140 )

Rio Devanka               ( 36118199 ) 

Sawram Dhavi            ( 36118563 )

Tito Handaru               ( 37118100 ) 

BAB I

PENDAHULUAN

 

A. Latar Belakang

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu kesatuan struktur dalam perusahaan seperti kegiatan bisnis perusahaan dan sumber-sumber fisik serta komponen lain yang ditransfomasikan dari data ekonomi menjadi informasi akuntansi yang bertujuan untuk memuaskan para pengguna informasi. Selain itu sistem Informasi Akuntansi juga bisa didefinisikan sebagai suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun diluar perusahaan.

SIA adalah satu-satunya CBIS (Computer Based Information System) yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan. SIA bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi bagi tiap-tiap elemen lingkungan kecuali untuk pesaing.

Penggunaan teknologi yang meluas digunakan dalam dunia bisnis adalah pada teknologi komunikasi & Informasi yang didalamnya didukung dengan alat utama yaitu komputer, sejalan dengan perkembangan teknologi dalam bidang tersebut yang sangat cepat sekarang dalam sistem modern, jurnal dan buku besar sudah berbentuk file komputer. Program komputer memindah bukukan entri dan menyiapkan laporan akuntansi. Akuntan mengontrol proses ini dengan memberikan input dan menentukan bagaimana program itu bekerja.

Didalam penerapannya dalam sistem informasi akuntansi diperlukan database untuk menjaga, mengelompokkan dan meyimpan banyak data akuntansi perusahaan, selain itu juga diperlukan modelling serta aplikasi yang bisa membantu pekerjaan akuntan dalam membuat atau menyusun informasi yang diperlukan oleh perusahaan.

Berikut ini beberapa keunggulan yang dimiliki oleh sistem informasi akuntansi yang didukung teknologi informasi (SIA berbasis komputer), yaitu:

1.      Proses pengolahan data yang cepat

2.      Memiliki tingkat akurasi informasi yang tinggi

3.      Efesiensi sumberdaya manusia

4.      Kemudahan akses informasi

 

B. Rumusan masalah

1.      Bagaimanakah proses desain database ?

2.      Apa itu diagram hubungan entitas (Entity Relationship) ?

3.      Apa itu model data REA ?

4.      Bagaimanakah pengimplementasian diagram REA dalam database-relasional ?

5.      Bagaimanakah membangun diagram REA untuk satu siklus transaksi ?

6.      Bagaimanakah memadukan Diagram REA Antar-Siklus

7.      Bagaimanakah penggunaan diagram REA ?

C. Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui lebih lanjut apa itu proses desain database, bagaimana diagram hubungan entitas (Entity Relationship), untuk mengetahui pula model data REA, membangun diagram REA untuk satu siklus transaksi, pengimplementasian diagram REA dalam database relasional,memadukan serta menggunakan diagram REA.

D. Sistematika Penulisan

Makalah ini terdiri dari empat bab, yaitu bab pertama mengenai pendahuluan yang terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, metode penulisan, dan sistematika penulisan. Bab kedua berisikan pengertian-pengertian/teori-teori mengenai apa itu database, bab ketiga berisi mengenai pembahasan. Bab empat penutup yang terdiri dari kesimplan. Dan yang terakhir adalah daftar pustaka.

BAB II

LANDASAN TEORI

 

A. Pengertian Database (Basis Data)

Pengertian database dari berbagai ahli dan sumber adalah sebagai berikut:

1.      Wikipedia

Pangkalan data atau basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

2.      Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

3.      Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

 

Jadi dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.

 

BAB III

PEMBAHASAN

 

A. Proses Desain Database

Dalam mendesain sebuah database agar menjadi database yang handal dan tangguh, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Langkah-langkah tersebut diantaranya :

B. Peran Akuntan Dalam Desain Database

1.      Tahap Perencanaan

Akuntan menyediakan informasi yang digunakan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan, dan terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut.

2.      Tahap analisis persyaratan dan tahap desain

Akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai, mengembangkan skema logis, mendesain kamus data serta menentukan pengendalian.

3.      Tahap pengkodean

Akuntan dengan keahlian SIA nya melakukan pengkodean.

4.      Tahap implementasi

Akuntan membantu menguji keakuratan database yang baru dan program aplikasi yang akan digunakan.

5.      Tahap operasional dan pemeliharaan

Akuntan menggunakan sistem database untuk memproses transaksi dan membantu mengelolanya.

Untuk tiap peran, kita harus bisa mengidentifikasi bagian database yang harus bisa diakses dan yang tidak bisa diakses, dan kita harus bisa mengambil langkah untuk memastikan bahwa aturan akses tersebut dilakukan. DBMS memberikan beberapa mekanisme untuk membantu langkah tersebut.

 

C. Model Basis Data

Model basis data adalah kumpulan dari konsepsi basis data yang biasanya mewakili struktur dan relasi data yang terdapat pada suatu basis data. Esensi sebuah model basis data adalah tempat di mana data atau suatu metodologi untuk menyimpan data. Kita tidak dapat melihat model basis data tetapi kita dapat melihat algoritma yang digunakan oleh model basis data tersebut.

Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data untuk manajemen data. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui sistem manajemen basis data (Database Management System-DBMS). DBMS adalah peranti lunak sistem khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya.

 

Ada 2 macam model basis data :

1.      Model konseptual

Model konseptual terfokus kepada representasi basis data secara alam logika. Model ini lebih memperhatikan tetang apa yang disajikan dibanding dengan bagaimana cara menyajikannya.

2.      Model Implementasi

Ditekankan pada Bagaimana cara data disajikan pada basis data atau bagaimana struktur data diimplementasikan.

 

Dari konsep Model basis data implementasi terdapat beberapa konsep basis data yang berkembang antara lain :

1.      Model basis data hierarki (hierarchical database)

Sistem basis data hierarki merupakan konsep model basis data yang tertua, tidak ada kepastian kapan konsep ini mulai digunakan. Model ini berupa suatu pohon dengan relasi Parent Child Relationships dengan hubungan satu-banyak (1-N).

2.      Model Basis data Relasional

Model basis data relasional merupakan model basis data yang dirancang agar memiliki konsistensi informasi dalam bentuk normalisasi database. Yang secara implementatif dan operasional dikendalikan oleh mesin Database Managemen System (DBMS).

 

Struktur dasar basis data relasional :

1.      Relasional Database Management System beroperasi pada lingkungan logika manusia.

2.      Basis data relasional diasumsikan sebagai sekumpulan tabel-tabel.

3.      Setiap tabel terdiri dari serangkaian per-potongan baris/kolom.

4.      Tabel-tabel (atau relasi) terhubung satu dengan lainnya menggunakan entitas tertentu yang digunakan secara bersama.

5.      Tipe hubungan seringkali ditunjukkan dalam suatu skema.

6.      Setiap tabel menghasilkan data yang lengkap dan kebebasan struktural

 

Keuntungan model data entity relationship :

1.      Secara konseptual sangat sederhana.

2.      Gambaran secara visual.

3.      Alat bantu komunikasi lebih efektif.

4.      Terintegrasi dengan model basis data relasional

 

Kerugian model entity relationship :

1.      Gambaran aturan-aturan terbatas.

2.      Gambaran relasi terbatas.

3.      Tidak ada bahasa untuk memanipulasi data.

4.      Kehilangan isi informasi

D. Diagram Hubungan Entitas (ERD-Entity Relationship Diagram)

Model Entity Relationship diperkenalkan pertama kali oleh P.P. Chen pada tahun 1976. Model ini dirancang untuk menggambarkan persepsi dari pemakai dan berisi obyek-obyek dasar yang disebut entity dan hubungan antar entity-entity tersebut yang disebut relationship. Pada model ER ini semesta data yang ada dalam dunia nyata ditransformasikan dengan memanfaatkan perangkat konseptual menjadik sebuah diagram, yaitu diagram ER ( Entity Relationship).

Diagram Entity-Relationship melengkapi penggambaran grafik dari struktur logika. Dengan kata lain Diagram E-R menggambarkan arti dari aspek data seperti bagaimana entity-entity, atribut-atribut dan relationship-relationship disajikan. Sebelum membuat Diagram E-R, tentunya kita harus memahami betul data yang diperlukan dan ruang lingkupnya. Di dalam pembuatan diagram E-R perlu diperhatikan penentuan sesuatu konsep apakah merupakan suatu entity, atribut atau relationship.

Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship Model (ERM) merupakan abstrak dan konseptual representasi data. Entity-Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. 

Diagram hubungan entitas merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut diagram E-R karena diagram tesebut menunjukkan berbagai macam entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar entitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Didalam diagram E-R, entitas muncul dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan antara entitas digambarkan dengan wajik.

Diagram Hubungan Entitas Diagram E-R tidak hanya menunjukkan isi dari suatu database, tetapi juga secara grafis model suatu organisasi. Jadi diiagram E-R dapat dipergunakan tidak hanya mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses bisnis.

 

Enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database:

1.      Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai.

2.      Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru.

3.      Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal

4.      Penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut.

5.      Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru.

6.      Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.

 

E. Model Data REA (Resource Event Agent)

Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek sematik bisnis yang mendasari aktifitas rantai nilai suatu organisasi. Model REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara menidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.

REA adalah model bagaimana sebuah sistem akuntansi dapat kembali direkayasa oleh komputer. REA awalnya diusulkan pada tahun 1982 oleh William E. McCarthy sebagai model akuntansi umum, dan berisi konsep sumber daya, peristiwa dan agen.

REA merupakan model yang populer dalam sistem informasi akuntansi (SIA). Tapi ini jarang terjadi pada praktik bisnis, perusahaan tidak dapat dengan mudah membongkar sistem mereka untuk memenuhi tuntutan radikal REA. Dan juga model REA menghilangkan banyak objek akuntansi yang tidak diperlukan dalam komputer. Yang paling terlihat dari ini adalah debit dan kredit-double-entry pembukuan menghilang dalam sistem REA. Banyak buku besar umum juga menghilang, setidaknya sebagai obyek persisten, misalnya, piutang atau hutang. Komputer dapat menghasilkan akun tersebut secara real time menggunakan catatan sumber dokumen.

Model REA juga merupakan suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan entiti apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan relationship antara entiti dalam database SIA.

 

Tipe entity dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu:

1.      Sumberdaya (resources)

2.      Kegiatan (events)

3.      Pelaku (agent)

 

Pengertian tiga entity di atas adalah :

1.      Resources didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomisbagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah.

2.      Events menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis, dimana manajemen ingin mengumpulkan informasi untuk tujuan perencanaan pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas. SIA harus dirancang untuk memperoleh dan menyimpan informasi aktivitas tersebut.

3.      Agents adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam aktivitas dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasian. Contoh agent adalah pengawai, pelanggan, dan pemasok.

Pola Dasar REA

              Pola dasar REA terdiri dari sepasang kegiatan, satu kegiatan meningkatkan beberapa sumber daya, dan kegiatan satunya menurunkan beberapa sumber daya. Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.

Jadi, Perancang database mulai menggambar diagram REA untuk siklus pendapatan perusahaan dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk w ajik.

Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas. Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya, kolom tengah untuk kegiatan, dan kolom kanan untuk pelaku.

Kemudahan untuk membaca diagram dapat ditingkatkan apabila entitas kegiatan digambar dari atas ke bawah, sesuai dengan urutan kejadiannya. Dengan memperlihatkan entitas penjualan di atas entitas kegiatan tanda terima kas, di dalam kolom tengah kertasnya.

 

F. Membangun Diagram REA  Untuk Satu Siklus Transaksi

Membangun diagram REA untuk satu siklus transaksi terdiiri dari empat langkah :

1.       Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar nomal- untuk menerima, dalam siklus tersebut.

2.       Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

3.       Analisa setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi satu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi.

4.       Tetapkan kardinalitas setiap hubungan Kardinal merupakan entitas yang mewakili kelas atau rangkaian objek. Contohnya entitas pelanggan mewakili seluruh pelanggan organisasi. Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya.

 

Kardinal terbagi menjadi 2, yaitu :

1.         Kardinalitas Minimum menunjukkan apakah sebuah baris dalam tabel harus dihubungkan dengan paling tidak satu baris di dalam tabel yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Kardinalitas minimimun 0, memiliki arti bahwa semua baris baru dapat ditambahkan di tabel tersebut tanpa harus dihubungkan dengan baris tertentu dalam tabel yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Kardinalitas minimum 1, memiliki arti bahwa setiap baris dalam suatu tabel harus dihubungkan ke paling tidak satu baris dalam tabel lainnya dihubungan tersebut.

2.         Kardinalitas Maksimum menunjukkan apakah suatu baris dalam tabel dapat dihubungkan ke lebih dari satu baris tabel lainnya. Kardinalitas maksimum 1, memiliki arti bahwa setiap baris di dalam tabel dapat dihubungkan ke, paling banyak, hanya satu baris dalam tabel lainnya.

 

Tiga jenis hubungan dalam kardinalitas maksimum :

1.      Hubungan satu ke satu (one-to-one-relationship)

2.      Hubungan satu ke banyak (one-to-many relationship)

3.      Hubungan banyak ke banyak (many-to-many relationship)

 

G. Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional

Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik.

Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah nomaly pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete).

Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :

1.      Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak.

2.      Memberikan atribut ke tabel yang tepat.

3.      Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak

 

Menetapkan Atribut untuk Setiap Tabel

1.      Menetapkan Kunci Utama

Setiap tabel di dalam database relasional harus memiliki sebuah kunci utama, yang terdiri dari sebuah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengidentifikasi setiap baris dalam tabel tersebut.

2.      Other Attributes

Atribut tambahan selain kunci utama dimasukkan dalam setiap tabel untuk memenuhi persyaratan pemrosesan transaksi dan kebutuhan informasi manajemen.

3.      Atribut non kunci (nonkey attribute)

Dalam Tabel Hubungm M:N, penempatan atribut yang bukan berupa kunci dalam setiap inbel M:N, untuk melihat alasan mengapa mereka harus disimpan dalam tabel-tabel. tersebut.

 

Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak

1.      Hubungan Satu ke Satu

Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya. Tidak ada contohnya hubugnan 1:1 dalam diagram contoh Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak

2.      Hubungan Satu ke Banyak

Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar. Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum N menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum 1.

Contoh: Nomor pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan kegiatan pengeluaran kas.

 

H. Memadukan Diagram REA Antar-Siklus

Seperti yang telah disebutkan, untuk mendesain SIA yang dapat berfungsi untuk PERUSAHAAN, Perancang database harus mengembangkan diagram REA untuk siklus tambahan dan kemudian memadukan diagram-diagram tersebut.

Perancang database kemudian menggabungkan diagram siklus pendapatan dan pengeluaran agar Manajemen mendapat gambaran umum tingkat tinggi mengenai hal-hal yang akan dimasukkan dalam SIA mereka.

 

Pengambilan Informasi dari SIA

Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuk yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA.

Permintaan data dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar serta menyiapkan laporan manajerial dan menghasilkan informasi laporan keuangan lainnya dari database rasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.

 

I. Menggunakan Diagram Rea

Penggunaan Diagram Rea :

1. Untuk Dokumentasi praktik bisnis

berkaitan dengan keperluan dokumentasi SIA yang menggunakan database dan mencerminkan operasi bisnis perusahaan

 

2. Untuk Pengambilan informasi dari SIA khususnya untuk keperluan :

Ø  Menghasilkan jurnal dan buku besar

Ø  Menyediakan informasi laporan keuangan lainnya

Ø  Menyiapkan laporan manajerial.

BAB IV

PENUTUP

 

A. Kesimpulan

Mendesain sebuah database agar menjadi database yang handal dan tangguh terdiri dari 5 langkah yang harus dilakukan yaitu Tahap Perencanaan, tahap analisis persyaratan dan tahap desain, Tahap pengkodean, Tahap implementasi, Tahap operasional dan pemeliharaan. Model database dibagi menjadi dua yaitu Model konseptual dan model implementasi. Sedangkan konsep yang digunakan dalam model database adalah Model basis data hierarki (hierarchical database) dan Model Basis data Relasional. Dalam model data entity terdapat beberapa keuntungan dan kerugian.

Entity-Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down.  Dalam entity relationship ada enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database.

Tipe model entity relationship dibagi kedalam 3 kategori yaitu Sumberdaya (resources), Kegiatan (even) dan Pelaku (agent). Jadi, Perancang database mulai menggambar diagram REA untuk siklus pendapatan perusahaan dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik. Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuk yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA.

 

 

 

 

 

B. DAFTAR PUSTAKA

 

Modul sistem informasi akuntansi semester 7

Sumber Lain:

ilmuakuntansi.web.id

www.omegaakuntansi.com

eprints.upnjatim.ac.id

karinputrs.blogspot.com

rumah-akuntansi.blogspot.com

http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-akuntansi/pembuatan-model-data-dan-desain-database/

http://materipendidikankuliah.wordpress.com/2014/04/28/pengertian-data-model-e-r-dan-normalisasi-menurut-para-ahli/