SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS

 

SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS

 

A. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi

terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan

menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

 

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan:

1 Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

a. Mengambil pesanan dari pelanggan

b. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

 

2 Pengiriman, proses ini terdiri dari dua tahap:

a. Mengambil dan mengepak pesanan

b. Mengirim pesanan tersebut

 

3 Penagihan dan Piutang Usaha, melibatkan:

a. Penagihan ke para pelanggan

b. Memelihara data piutang usaha

 

4 Penagihan Kas , melibatkan:

a. Menangani kiriman uang pelanggan

b. Menyimpannya ke bank

 

1. Entri Pesanan Penjualan

Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

1 Mengambil pesanan dari pelanggan

2 Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3 Memeriksa ketersediaan persediaan

 

 

 

2.Pengiriman

 

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

 

- Mengambil dan mengepak pesanan

- Mengirim pesanan tersebut

 

 Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:

– Menentukan metode pengiriman.

– in-house

– outsource

 

Dokumen, catatan, dan prosedur:

– Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.

– Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.

– Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

 

3. Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

· Penagihan ke para pelanggan

· Memelihara data piutang usaha

 

Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:

– Invoicing customers

– Maintaining customer accounts

 

 Jenis sistem penagihan:

– Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.

– Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.

 

Metode-metode pengurusan piutang dagang:

– Metode faktur terbuka

– Metode pembayaran gabungan

 

Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

 

4. Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

1. Menangani kiriman uang pelanggan

2. Menyimpannya ke bank

 Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:

– Kasir

– Fungsi piutang dagang

 

• Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:

– Pentingnya pengurangn pencurian kas.

– Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.

– Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

 

Pengendalian: Tujuan,Ancaman, dan Prosedur

• Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:

– Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.

– Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

– Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

– Semua transaksi dicatat dengan akurat.

– Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

 

Siklus Pendapatan

Keputusan-keputusan penting

• Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :

ü Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan ?

ü Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan ?

 

Entri Pesanan Penjualan

• Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

1 Mengambil pesanan dari pelanggan

2 Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3 Memeriksa ketersediaan persediaan

 

Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:

       – Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan

       – Uji kewajaran

       – Persetujuan kredit

       – Otorisasi umum, Batas kredit

       – Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

 

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.

·         Internally generated documents produced by sales order entry:

- Pesanan penjualan

- Slip pengepakan

- Kartu pengambilan barang

 

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

·         Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

·         Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

·         Menentukan ketersediaan persediaan.

·         Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

·         Menentukan harga produk dan jasa.

·         Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.Memilih metode untuk mengirim barang.

 

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

• Menentukan ketersediaan persediaan

• Memilih metode untuk mengirim barang

 

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

• Menentukan harga produk dan jasa

• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

 

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

• Keefektifan iklan dan promosi

• Kinerja staf penjualan

• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit